keskeneräisyydestä, itsearvioinnista ja vähän muusta.

Miten kestämme jatkuvan keskeneräisyyden? Miten työyhteisö voi autaa henkilöitä tässä asiassa? Nykyisin muutos on pysyvä tila, samoin keskeneräisyys. Kun oppii elämään keskeneräisyyden kanssa, on puoliksi voitolla.

Itsearviointia on tärkeää tehdä, mutta täytyy muistaa, ettei arviointi ole arvostelu. Arvioinnin välinettä ei pitäisi muuttaa kovin usein, sillä pelkän välineen oppiminen vie oman aikansa. Usein ensimmäisellä kerralla huomio keskittyy pelkästään välineeseen, ehkä toisella tai kolmannella kerralla huomataan, että arvionnin tarkoitus on kehittää toimintaa ja toivottavasti se kehittääkin.

Kokouksia ei joko ole tarpeeksi tai sitten ne ovat turhia. Yksi tärkeä asia kokouksia ajatellen olisi päättää, ovatko kokoukset tiedotustilaisuuksia vai "paikkoja" joissa tehdään päätöksiä. Liian usein taitaa olla niin, että kokous on pääosin tiedotustilaisuus. Onko työpaikkakokous kuitenkaan oikea foorumi tiedottamiseen?

Koulutus, koulutus?

Ainakin Espoon kirjastoissa panostetaan koulutuksiin lähes häkellyttävissä määrin. On valtavan hyviä koulutuksia ja valtavan hyviä kouluttajia. Jee sanon minä, mutta sanon myös että mutta.

Tekisi mieli väittää, että koulutus ja sitä tarvitsevat eivät usein kuitenkaan kohtaa. Menevät ristiin. Ne superosaajat jotka tietävät ja osaavat eniten, näyttävät useimmiten olevan myös niitä, jotka käyvät koulutuksissa. Ymmärrettävää kyllä, mutta ehkä johtajien ja esimiesten pitäisi olla enemmän kiinnostuneita siitä ketkä koulutusta saavat, kuin se kuinka mielenkiintoinen koulutus on kyseessä. Sillä mielenkiintoisia ne useimmin ovat.

Mitä enemmän superosaaja osaa, sitä vaikeampi muiden, vähemmän osaavien on tuoda itseään ja omaa osaamistaan esiin. Tai kasvattaa sitä, sillä käytännössä käy monesti niin, että mielenkiintoiset tehtävät päätyvät niille jotka ovat sellaisista aikaisemminkin selvinneet.

Ongelma on tietysti kahtaalla: edellä mainituissa seikoissa ja siinä, että se hiljainen, huomaamaton ja ehkä arkakin ihminen ei halua mennä koulutukseen. Häntä pitäisi rohkaista ja ottaa mukaan.

Ongelmat Tavoitteiksi

Mitä halutaan saada
 - eikä mistä halutaan eroon

Minne päin halutaan mennä
  - eikä mistä halutaan poispäin

Minkä alkamista
 - eikä minkä loppumista

Mitä tulee ongelman tilalle
 - tavoitteet realistisiksi.

(Kirsi Saukkola)

Usein ongelmia yritetään hoitaa juuri väärällä tavalla.

Esimiestyöstä

Pidemmän aikaa esimiehinä toimineille tämä on tai pitäisi olla, itsestäänselvyys: Esimiestyö on pääasiassa palveluammatti.

Jetimiehen mietteitä 15

Syksyn aikana on useampaan kertaan tullut ilmi oman organisaationi jäykkyys suhteessa etätyöhön, tai nomadiin työskentelyyn. Nomadi työsketely (termi jonka opin kollegaltani): työskentely paikasta riippumatta.

Julkisella puolella työskenteville suurimmat esteet täysipainoiseen etätyöhön taitavat olla rakenteellisia: vaikeus päästä tarvittaviin tietoihin ja dokumentteihin.

Muutos

Muutos: mitä se voi olla?

- projekti
- prosessi
- kehitys
- taantumus
- kriisi
- oppiminen
- evoluutio
- metamorfoosi (toukasta perhoseksi)
- kuolema
- tervehtyminen


Minä näen sen usein metamorfoosina.

Facebook työvälineenä

Sosiaalinen media (some) on täällä, ja mitä ilmeisimmin pysyvästi. Ja ehkä se on järkevintä mitä internet on muassaan tuonut. Tietysti sieltä löytyy wikipedia yms. tietoa, matkojen tilaaminen ja laskujen maksaminen,  ovat upeita asioita, mutta some on tuonut ihmiset toisiaan lähemmäksi. Tämä on puhtaasti minun näkemykseni, ilman minkäänlaista tieteellistä kehystä (minä ja tieteellisyys... no melko mahdoton yhtälö).

Itse käytän Facebookia jonkinlaisena työvälineenä. Se on hyvä väline kun haluaa keskustella työn sisöllöstä, tekemisestä ja tavoista. Tietysti joitakin reunaehtoja on hyvä muistaa: ellei asia kestä päivänvaloa, sitä ei tulisi käsitellä Facebookissa.

Eniten minua huolestuttaa se, että ammatillinen keskustelu siirtyy Someen, jolloin kaikki eivät pysy mukana. Siellä käydään mielestäni erittäin hyvää keskustelua, josta toiset jäävät ulkopuolelle.
Pitäisikö Facebookin olla pakollinen, kuten sähköposti?

Jetimiehen mietteitä 14

Usein johtamisesta puhuttaessa puhutaan vain ja ainoastaan johtamisesta, mutta alaistaidot jäävät kokonaan huomiotta. Oikeastaan alaistaidot tuntuvat olevan jollain tavalla tabu. Tai ei kai niinkään, että itse asia, vaan sana. Me suomalaiset olemme kai sillä tavalla yliylpeitä, että sanassa alainen on heti negatiivinen kaiku. Samoin sanassa palvelija, vaikka palveluammateissa ollaan asiakkaan palvelijoita.
Ehkä vika on pelkästään sanassa. Alaistaitojen sijasta voisi ehkä puhua yhteistyötaidoista, vaikka ehkä tämä on pelkkää semantiikkaa, sillä siinä ei kai pitäisi olla mitään vikaa, että suhteen painoarvot tulevat sanasta esille. Jos hienovaraisuuden nimissä esimies ja alainen termit jätetään pois, tulee eteen kuitenkin ongelmia.
Ja loppujen lopuksi alainen joka tapauksessa kaipaa esimiestään johtamaan, viimeistään siinä vaiheessa kun asiat eivät toimi.

Suhteellisen monia johtamista käsitteleviä luentoja/seminaareja käyneenä usein nousee esille yksi yhteinen piirre: moni johtaja toteaa, että muuten hyvä koulutus, mutta olisivatpa ne minun alaiseni käyneet tämän saman.

Johtaminen ei ole erillään johdettavista. Ilman toista ei ole toista, mutta useimmiten asia mielletään niin, että johtaja hoitaa asian kuin asian kuntoon. Mutta harvemmin asioiden hoitaminen onnistuu yksin.

Tampereen yliopiston sivuilla on mielenkiintoinen alaistaitoja käsittelevä jutu.

Alaistaidot - Hyviä yhteistyötaitoja, vastuun ottamista ja aktiivisuutta

http://www.uta.fi/laitokset/kkk/synergos/projektit/tyhy/alaistaidot1.php

Jetimiehen mietteitä 13

Alan vähitellen saada jotain aikaiseksi. Ehkäpä osaamisen, kehittymisen ymmärtämyksen kannalta tärkeän tapahtuman, jokavuotisen kehityskeskustelun seurauksena. Puserran itsestäni Organisaation toiminnan ja johtamisen suunnitteluun liittyviä asioita, kuten arvot ja kulttuuri sekä toimintasuunnitelman luominen. Tässä tapauksessa raportin muodossa.

Raportin kirjoittaminen on varsin ikävää hommaa eikä tahdo luonnistua luovasta kirjoittamisesta pitävälle ihmiselle, mutta ei auta.

Espoon kirjaston strategia... Voin ilokseni ainakin todeta sen, että strategia on ihmisten tekemä, ja ihmisille.

Jetimiehen mietteitä 12

Syksyn on hiipinyt niskaan mikä tarkoittaa, että pitäisi alkaa pusata JET-tehtäviä. Täytyy tunnustaa, että tehtävien tekeminen tuntuu enenevissä määrin tyhmältä, sillä ne eivät auta minua oppimaan johtamista. Toki tämän koulutuksen myötä on (ehkä) joutunut pohtimaan asiaoita toisella tavalla, mutta minä kyllä muutenkin pohdin melkoisesti omia tapojani johtaa, sitä miten voisin auttaa parhaalla tavalla työyhteisöäni jne.

JET-koulutus tuntuu hetkittäin liian itsetarkoitukselliselta, todistelulta itselleen ja muille. Tärkeimpiä oppimisen hetkiä ovat aina olleet keskustelut muiden esimiesten kanssa, tapahtuvat ne sitten JETissä tai työyhteisöissä.

Jetimiehen mietteitä 11

Yritän hetkittäin paneutua jet-asioihin, mutta sen sijaan että alkaisin kirjoittaa raporttia, ajatukseni karkaavat pienen pieniin työasioihin, joita olisi ilmeisesti hauskempi pohtia.

Lievästi ADHD?

Sen mitä tässä on oppinut (ei kylläkään uusi asia) on, että olen varsin epälooginen. Teen mielelläni kymmentä asiaa samaan aikaan, eikä tätä ainakaan auta se, että olen aina valmis kuuntelemaan ja puhumaan jos jollakin on jotakin asiaa.

Olisiko työni kannalta syytä opetella keskittymään yhteen asiaan kerrallaan?

Me (kaikki) emme osaa kaikkea.

Toisinaan esille nousee ajatus siitä, että kaikkien pitäisi osata kaikki, ainakin kirjastoissa näin tuntuu välillä olevan. Voisivatko kaikki sitten osata kaikkea? Ehkä, en ole varma. Voisi. Minä uskon ihmiseen (vaikka minut läheisesti tuntevat voivatkin olla eri mieltä) ja uskon, että periaatteessa kaikki voivat oppia kaikkea sitä mitä kirjastossa tarvitsee osata jotta hommat sujuvat. Mutta kaikkea mitä kirjastossa tehdään, ei. Minua esim. on aivan turha laittaa tekemään mitään mikä vaatii laskutaitoa.

Hyvä esimerkki siitä, että suutarin kannattaa ehkä pysyä lestissään, on eräs kokemukseni lääkärikäynnistä. Läkkäri hoiti tehtävänsä vallan mallikaasti, mutta ajanvarausten tekeminen ei selvästikään ollut hänen vahvinta osaamisaluettaan. Lääkäri varasi minulle ortopedille ajan Helsingistä. Hienoa. Menin sovittuun aikaan sovittuun paikkaan, mutta kävikin ilmi, että aika oli oikea, mutta kaupunki ja lääkäri olivat vääriä. Helsingin sijasta lääkäri odotti Vantaalla ja selkäspesialistin sijasta minulle varattu lääkäri oli erikoistunut käsiin.

Luultavasti lääkäriaseman vastaannotossa oleva henkilökunta olisi varannut minulle ajan oikeasta paikasta oikealle henkilölle. Ja luultavasti en olisi ollut kovin tyytyväinen vastaannottohenkilökunnan antamaan lääkäripalveluun :)

Yksi tärkeä ammattitaidon osa-alue on tietää milloin ollaan sellaisella alueella, joka ei ole ominta osaamista. Ja ammattitaitoa on myös myöntää se itselleen ja muille. Silloin voi saada apua, oppia uutta ja laajentaa osaamistaan. Tai huomata, että hei, tämä on juttu mitä minä en näemmä opi. Kyse voi tietysti olla motivaatiosta, mutta meidän kaikkien ei tarvitse osata kaikkea.

Paitsi pikkukirjastojen kirjastolaisten. Te olette sankareita.

Työssäolevan tärkein ominaisuus?

Aloin pohtia mikä voisi olla työtätekevän (tarkoitan tässä aivan kaikkia, työtehtävistä riippumatta) tärkein ominaisuus ja löysin työvoimatoimiston sivuilta tällaisen:

HYVÄN TYÖNTEKIJÄN OMINAISUUDET

Tarvitsee tiettyjä perus- ja erityistaitoja, joita voidaan soveltaa monipuolisesti.

Ei ole sidottu yksittäiseen ammattiin tai työpaikkaan

Vantaan työvoimatoimisto

Ammatillinen erityisosaaminen ja valmius

Ammatillista osaamista on jatkuvasti päivitettävä. Vain siten voi varmistaa itselleen työtilaisuuksia alati muuttuvassa työelämässä.

Tavoitteellisuus

Motivoi työskentelemään pitkäjänteisesti.

Yrittämis- ja itsensä kehittämishalu

Itsensä markkinointi ja esilläpito ovat apuja, joita tarvitaan työelämässä.

Luovuus

Luovuutta arvostetaan ammatissa kuin ammatissa.

Kommunikointi ja kielitaito

Kielitaitoisilla henkilöillä on erittäin hyvät mahdollisuudet kansainvälistyvillä työmarkkinoilla.

Tietotekniset valmiudet

Osattava hyödyntää tietotekniikkaa työtehtävissään.

Yhteistyöhalu- ja ryhmätyöskentelytaito

Monet tiimit ja projektiryhmät ovat itseohjautuvia, eikä niillä ole esimiesporrasta valvomassa.

Ongelmanratkaisu

Kyky itsenäisesti ratkaista ongelmia.

Asiakaslähtöisyys

Asiakkaan toiveet ja tarpeet ohjaavat toimintaa. Palveluhalu.

Sopeutumiskyky

Kyky mukautua työtehtävien muutoksiin, joustavuus.

Tulevaisuudenusko

Vahva usko omiin kykyihin sekä ponnistaa eteenpäin. Optimistinen yrittämishalu yhdistettynä osaamiesen

avaa tien menestymiseen.

Fyysinen työkyky

Hyvä fyysinen kunto on työssä ja vapaa-aikana jaksamisen perusta.

Ympäristötietoisuus

Jokapäiväisessä toiminnassa on otettava huomioon ympäristön hyvinvointi sekä eettiset että esteettiset

seikat.

Minusta nuo ovat aika hyviä asioita jokainen.

Jetimiehen mietteitä 10.

Tämä Jetimies kokee nyt vaikeuksia jäsentää asioita. Pitäisi vallata mielensä sopukoista iso pöytä ja levittää hajallaan olevat ajatukset ja (fyysisessä tilassa oleva) materiaali ja pistää ne järjestykseen:
nyt tämä, sitten tämä, sitten tämä, tähän tarvitaan lisää tietoa jne.

Mutta toisinaan on vaikea ryhtyä sanoista tekoihin ja on helpompi mennä tekemään jotakin konkreettista, kuten hyllyttämään.

Osaamisen kehittäminen työyhteisössä 19.4.2011 ELY-keskus

ELY-keskukseen on kokoontunut reilu 20 kirjastoammattilaista ympäri Suomen. Kouluttajana toimii Heljä Hätönen.

Kirjaan tähän poimintoja ja ajatelmia.

Joka puolella tehdään parhaillaan tai suunnitellaan osaamiskartoituksia. Ja mitä pidemmälle päivä etenee, huomaan toivovani, että tämä (varsin hyvä koulutus) olisi ollut jo pari vuotta sitten. Olemme menneet suoraan sanottuna perse edelle puuhun. Mutta osaamiskartoiksen tekeminen vaikeamman kautta oli kyllä opettava kokemus.

Monissa paikoissa ollaan myös pohtimassa erilaisia, uusia tapoja tehdä töitä, sekä samantyyppisiä muutoksia mitä Tapiolassa ollaan tekemässä. Työt muuttuvat tai lisääntyvät, joten on kehittämisen aika. Mahtavaa sanon minä!

Jossakin pohditaan palveluperiaatteita (onkohan Espoon kirjastoissa käytetty kyseistä termiä?) ja se kuulostaa mielenkiintoiselta. Mitkä ovat meidän palveluperiaatteemme?

Yhdessä paikassa kirjaston henkilökunta on keskittynyt "lainauspalveluihin" ja tietopalvelu on on lähes olematonta. Haasteellinen tilanne, sillä "halutaan palvella omalla, totutulla tavalla" on muuri, jonka yli ei helpolla pääse. Pääsee toki, mutta se vaatii sinnikkyyttä :)

Yhdellä alueella on tultu sellaiseen päätelmään, että kanta-asiakkaat katoavat. Ja tilalle tulee... En tiedä. Minusta ei ainakaan vaikuta siltä, että kantikset katoaisivat.

Kehitystarpeet lähtevät aina organisaation visiosta, strategiasta ja tavoitteista. Yksilön kehittymishalujen pitäisi olla kytköksissä organisaation tarpeisiin. Tietysti muutkin,  ei suoranaisesti organisaation tarpeisiin liittyvät kehittymishalut ovat hyvä asia, kunhan rinnalla on organisaation tarpeisiin liittyviä koulutuksia. Mutta lähes kaikki osaaminen on kuitenkin hyödyllistä ja mahdollisesti kytkettävissä kirjastomaailmaan.

Koska olen huonosti lukenut läksyni, enkä siis muista sen tarkemmin Espoon kirjaston strategiaa, en muista minkälaisia osaamisen tarpeita meidän strategiastamme nousee. Itse asiassa en muista että olisimme hirveästi miettineet strategiaa osaamistarpeiden kautta. Millä osaamisella saavutamme suunnitellut tulevaisuuden?

Keskustelemme koulutuksista ja ihmisten halusta mennä koulutuksiin. Toiset haluavat koulutukseen ja menevätkin, osa taas ei oikein millään innostu koulutuksista. Hätösen mielestä esimiehet usein lähtevät keskustelemaan asiasta väärällä tavalla. Menisitkö ei vie vastentahtoista kohti uuden oppimista, mutta milloin sinulle sopisi, tai nämä meidän tulevat tarpeemme ovat (en nyt enää muista tarkkoja lauseita, joten ovat siis minun säveltämiäni sanoja, mutta sisällön pitäisi olla oikea) sellaisia, että meidän täytyy varmistaa sinun osaamisesi.

Itse lähtisin sopimaan koulutuksia ajatellen myös jaksamista. Esim. 3 koulutusta olisivat puhtaasti ammatillisia ja omaan työhön liittyviä, mutta vuodessa voisi olla myös muutama koulutus, jotka voisivat olla kiinnostavia ja hauskoja, vaikka eivät ammatillisesti niin tärkeitä olisikaan. Mutta minusta se lisäisi jaksamista. Vaikka en elokuvavalintaa teekään, niin olisi kiva kuulla elokuvia käsittelevä luento. Ihan vaan siksi kun tykkään leffoista :)

"Koulutusvastaisuuteen" Hätösellä on hyvä lääke: Haluatko tehdä loppu-urasi sitä mitä teet tänään? Njaa, jos siihen tulee vastaus Kyllä! niin täytyy pohtia onko se ylipäätänsä mahdollista. Harvemmin nykyaikana on. Ennen kadunlakaisijat lakaisivat harjalla, mutta nykyisin surruutetaan puhaltimella.

Koulutuksiin osallistuminen tai oikeammin osallistumattomuus voi synnyttää myös kokemuksen syrjinnästä. Vaikka itse ei halua mennä, niin se että joutuu aika ajoin tuurailemaan muita, voi herättää ajatuksen, että just joo, ne pääsee koko ajan koulutuksiin ja kaikkeen kivaan ja minä en! Vääryyttä!

Osaamisen kannalta yksilökeskeinen ajattelu on muutenkin riskialtista. Mitä enemmän keskittyyy yhteen osaamiseen ja suhtautuu siihen vielä suojelevasti, tulee luoduksi raja-aitoja itsen ja muun työyhteisön välille. Minusta osaamisen jakaminen on siinä mielessä varsin hieno asia, että vaikka sitä kuinka jakaa, se ei lopu. Ja loppupeleissä opettaessaan muille, oppii itsekin. Tai ainakin usein saa syvemmän käsityksen käsillä olevasta asiasta.

Omien asenteiden ja toimintatapojen tarkkailu on kaikin puolin suositeltavaa. Jos joku toteaa, että kokoukset on huonoja, niin minä kysyisin, että olitko sinä itse tekemässä siitä huonoa? Eiväthän ihmiset ole näiden asioiden ulkopuolella, vaan jokainen paikalla oleva tekee tilanteesta, kokouksesta ja työpäivästä sellaisen millainen siitä tuleee.

Jetimiehen mietteitä 9.

Yritän kovasti vähentää paperin käyttöä (kuten kaikki kolleegani varmasti ovat huomanneet), mutta täysin ongelmatonta se ei ole.

Papereiden selaus ja niiden hallinta tuntuvat olevan helpompaa (ainakin minulle) kuin koneella tai verkossa olevien tiedostojen hallinta. En ole kertaakaan tulostanut lähipäivien materiaaleja, enkä juuri mitään muutakaan opiskeluun saatua materiaalia ja ehkä juuri siksi Jetimies tuntee itsensä hämmentyneeksi ja melkeinpä eksyneeksi. Ja lumetkin ovat sulaneet.

Missä mennään? Mitä tehtäviä pitäisi tehdä ja mihin mennessä? Mitä kaikkea materiaalia minulla nyt oikein on?

Paperisen materiaalin voi levittää pöydälle, mutta ainakin Jetimiehellä on vaikeuksia hahmottaa virtuaalisella työpöydällä olevaa materiaalia. Vai onko ongelmana liian pieni näyttö?

Mitä on kirjaston pääoma, ja missä se sijaitsee?

Kirjaston aineiston voi ajatella olevan jonkinlainen liha, mutta luuranko joka pitää kaiken kasassa, on kai kuitenkin ihmisillä oleva osaaminen.

Tämän osaamisen ei pitäisi olla riippuvainen rakennuksen fyysisestä olemuksesta, ihmisen sijainnista tilassa, vaan se sijaitsee kirjastossa, koko tilassa. Ainakin niin kauan kuin ihminen kykenee jakamaan osaamisensa. Tämä osaamisen jakaminen päättyy vasta sitten kun kyseinen henkilö on poistunut kirjastosta. Ja mitä parasta, osaamista voidaan jakaa muille, jolloin he voivat jakaa sitä eteenpäin.

Tilanteessa jossa henkilökuntamäärä ei riitä työpisteiden päivystyksen kokonaisvaltaiseen ylläpitoon, on ainakin kaksi mahdollisuutta: lisätä henkilökuntaa tai vähentää työpisteitä. Paras keino ei välttämättä ole henkilökuntamäärän lisääminen, jos palveluntarve on vähentynty. Tässä vaiheessa täytyy olla rohkeutta katsoa tosiasioita silmiin ja myöntää, jos asia on näin. Itsetarkoituksellinen aukiolo ilman asiakkaita ei voi olla millään tavalla mielekästä. (Ellei organisaation toiminnan painopiste ole "säilytyksessä" ja arkistoinnissa.)

Jos taas palvelua tarvitaan, täytyy pohtia muita ratkaisuja. Voiko työpisteitä vähentää? Jos niitä vähentää, heikentääkö se palvelua? Vähentäminen kuulostaa ehkä radikaalilta, mutta käyttännössä se voi tarkoittaaa esim., että kaksi pistettä yhdistetään yhdeksi.

Vaakakuppi voi olla seuraavanlainen:
kaksi työpistettä, joissa on vain hetkittäin päivystys, tai yksi työpiste, josta asiakas tietää saavansa aina palvelua.

Tämä teksti loppuu tähän, koska osaamistani kaivataan muualla.

Jetimiehen mietteitä 8.

Menestyneen organisaation edellytys, näin olen lukenut, on perustehtävän ymmärtäminen. Eli selkeä perustehtävä.
Kirjaston tehtävä on kai helppo määritellä. Omasta mielestäni Heikko Poroilan määritys: Kirjaston tehtävänä on tarjota tieto- ja sisältöpalveluita,  on hyvä.


Mutta miten tulevaisuudessa? Ainakin tuntuu siltä, että kirjastossa tehtävä työ sirpaloituu (vai olisiko fragmentoituminen parempi sana?) koko ajan. Tietoyhteiskunta tuottaa koko ajan uusia tapoja ja välineitä osallistua ja myös pakottaa ihmiset käyttämään uusia välineitä.


Esimiehenä minulla tulisi olla selkeä kuva perustehtävästä, jotta näin olisi myös henkilökunnan laita. Välillä tuntuu, että perus on siellä ja tehtävä täällä.

On yksi henkilö joka tekee tätä, toinen tekee tuota ja kolmas sitä yhtä juttua, mistä minä en oikeastaan ole edes varma mitä se tekee.

Jetimiehen mietteitä 7.

Esimiehen työ on kokemukseni mukaan lähempänä palvelijan roolia. Tämä on asia, jota alaiset eivät aina ehkä ymmärrä tai tiedä.
Päätösten, ovat ne sitten helppoja tai vaikeita, päämäärinä ovat ratkaisut, joiden tarkoitus on helpottaa työntekijöiden mahdollisuuksia suoriutua töistään parhaalla tavalla. Mutta työpaikassa jossa on enemmän kuin yksi työntekijä, saattaa tässä vaiheessa tulla ristiriitoja.

Täydellisessä maailmassa resurssit olisivat loputtomat, mutta koska todellisuus on se mikä se on, resurssien paras mahdollinen jakaminen on yksi tärkeä osa tätä palvelijan roolia. Resurssien paras jako ei useinkaan tarkoita tasa-jakoa, vaan jakoa tarpeiden mukaan. Esim. siirretään henkilöstöä sinne missä sitä eniten tarvitaan. Tähtäimen pitää olla kokonaisuudessa, ei voi eikä saa olla niin, että yhdessä paikassa henkilöstöä on liikaa ja toisessa liian vähän. Entä jos vaihtoehtona on, että molemmissa on liian vähän? Sitten pitää pohtia muita ratkaisuja. Yhtenä ratkaisuna on resurssien kohdentaminen yhteen paikkaan, jolloin varmistetaan paitsi palvelu, niin mikä tärkeintä, henkilöstön jaksaminen.

Tuo siis ellei muita ratkaisuja keksitä. Esimiestyön tekee hankalaksi se, että aina kaikkia ratkaisuihin vaikuttavia tekijöitä ei voi kertoa henkilökunnalle.

Tämä Jetimies miettii kovasti asioita, mutta käyttää niitä mietteitä kovin vähän opiskelutehtävien hoitamiseen. Vaikka emmehän me opiskele opiskelun vuoksi, vaan oppimisen ja ajatusten.

Jetimiehen mietteitä 6.

Organisaation toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi.

Oups, näinhän se on, että JETin suorittaminen vaatii ennen kaikkea hyvät perslihakset. Vaikka useimmat JETissä olevat asiat littyvät onneksi suoraan työhön, niin raporttie kirjoittamiselta ei voi välttyä. Joten sitä minä nyt teen selkä ruvella. Toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi ovat mielenkiintoisia asioita, ja mitä enemmän asiaa tutkailee, sitä enemmän löytyy kysymyksiä. Tilastot antavat viitettä jostakin (valitettavasti kotoa ei ole pääsyä tarkempiin, omaan kirjastoani käsitteleviin tilastoihin), mutta kuinka paljon ne ennustavat tulevaisuutta? Tunnuslukuja tavaamalla voi mennä metsään tai sitten löytää sieltä ulos.

Mitä ovat tulevaisuuden menestystekijät? Nykytila ja tulevaisuus. Näitä asioita miettiessä huomaa helposti, kuinka erilaisia kirjastot keskenään ovat. Se mikä toimii toisaalla, ei ehkä toimi täällä. Sosioekonomiset seikat vaikuttavat suuresti siihen minkälainen kirjasto aluella tarvitaan, mitä asiakkaat haluavat. Kirjaston tulee kai kuitenkin olla alueensa näköinen, eikä sellainen minkälaiseksi esim. henkilökunta sen mieltää tai haluaisi sen olevan. Mutta ilman muuta kirjastolla on mahdollisuus vaikuttaa siihen minkälaiseksi alue muotoutuu.
Kasvatus, valistus, vai viihdytys ja kiihdytys?

Organisaation toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi sisältää 7 eri kohtaa, ja vaikuttaa siltä, että saan sisällytettyä suurimman osan yhteen "raporttiin". Niistä mitkä eivät tähän sovi, täytynee säveltää omat juttunsa.
Ja on kai turha sanoakaan, että en hirveästi pidä raportointikielellä kirjoittamisesta, kuivan asiallaisesta tekstistä, jossa tyyliseikat eivät voi liittyä sisältöön. Piste.  :)

Prosessilähtöinen ajattelutapa

Laitoin tammikuussa kuvan Organisaatiokeskeisen ja Prosessikeskeisen ajattelutavan (toimintatavan) eroista. Minulla on ainakin kuvitelma, että suurin osa organisaatioista haluaa toimia prosessikeskeisen ajattelutavan mukaan, mutta halu ja toive ovat usein aivan toinen asia kuin käytäntö. Halu ja toive ovat lähtölaukaus, mutta siinä voi myös käydä niin, että asia jää ensimmäiseen askeleeseen.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Ongelma ihmisten asenteissa.
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Ongelma työprosesseissa.

Koska mikään asia ei ole mustavalkoista, niin ongelma voi olla molemmissa. Mutta se mikä on helpompi korjata, on työprosessi. Jos mitkään muutokset eivät paranna lopputulosta, ongelma saattaa olla asenteissa. Niitä taas on vaikea muuttaa. Ei työprosessienkaan muuttaminen mutkatonta ole. Mennyt painaa paljon. "Me ollaan aina tehty näin ja tää toimii hyvin", on asenne joka sitten taas vaikuttaa prosessin muuttamiseen. Tässä vaiheessa tarvitaan kovaa päätä, jotta työprosessin muuttaminen onnistuu.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Arvioidaan työntekijää
Prosessikeskeinen ajattelutapa Arvioidaan prosessin sujuvuutta.

Todellisuudessahan molempia on arvioitava. Parhainkaan prosessi ei toimi, ellei sitä tekevällä ihmisellä ole tarvittavaa tietotaitoa tai motivaatiota.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Löytyy parempia työntekijöitä
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Prosessia voi parantaa

Yksityisellä puolella molemmat ajattelutavat voivat olla mahdollisia, mutta kunta-alalla organisaatiokeskeinen ajattelutapa on erityisen hankala: vaikka työntekijän motiivi olisi nollassa eikä hommat suju, potkujen saaminen on vaikeaa. Tässä olisi tietysti hyvä esim. motivoida henkilöä, mutta kunta-alalta puuttuu tärkeät motivaattorit: rahallinen palkitseminen ja ylimääräisten vapaiden antaminen. Espoon kaupunkin teki kaikenlisäksi melkoisen tyhmä ratkaisun poistamalla ns. kalkkisloman.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Teen omat työni.
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Hoidetaan työt yhdessä.

Tämä on yksi asia, missä ajattelutapojen erilaisuus näkyy. Ehkä tässä on myös jotain kansallista, ainakin perinteisesti me olemme pärjänneet yksilökeskeisissä lajeissa. Omalla kohdallani kesti hyvinkin pitkään vaihtaa ajatusmallia. Lähtökohtaisesti tuntuu siltä, että Kunhan minä nyt hoidan omat hommani -asenne on helpompi, mutta tässäkin kyse taitaa olla pelkästään opitusta. Jos organisaatioon tultaessa on jo käytössä Hoidetaan työt yhdessä asenne, niin silloin siihen varmaankin oppii suoraan? Tiimityöskentelyllä on paljon etuja, mutta se on aluksi myös haastavampaa, niinhän muiden huomioiminen on aina.

Hyllytyksen kamaluus.

Kirjastoissa on kaksi tärkeää, mutta vähän arvostettua tehtävää: asiakaspalvelu ja hyllytys. Kumpikaan ei ole millään tavalla "mediaseksikästä", jos tällaista termiä kukaan edes enää käytää, eikä kumpikaan homma ole sellainen, joka tuo kiitosta tai rahallista palkitsemista. Koska olen jo kerran käsitellyt asiakaspalvelua, keskityn hyllytykseen.

Hyllytys, siltä vaikuttaa, nähdään tehtävänä, johon ei vaadita ihmeempää osaamista. Sen voivat hoitaa ketkä tahansa, nuoret työelämään tutustujat, sivarit ja työllistetyt , koska ammattilaisten aika tarvitaan muuhun. Toisaalta tämä ymmärtää, sillä työnkuvaan tulee koko aja uusia tehtäviä, ja useimmissa kirjastoissa henkilökuntamäärä tuntuu pääsääntöisesti laskevan.

(Asiakaspalvelukin vaikuttaisi useissa kirjastoissa hoituvan lähinnä lyhytaikaisten voimin, eli sivareiden avulla. Heidän edukseen täytyy todeta, että sivarit ovat pääsääntöisesti hyviä asiakaspalvelussa. En itse muista milloin sivari olisi saanut huonoa asiakaspalautetta.)

Mikä tässä sitten mättää?

Itse voisin väittää, että mitä useammin liikkuu aineiston parissa, sitä paremmin tuntee kokoelma, tietää mikä liikkuu ja mikä taas ei.

Ei tarvitse olla erityinen siisteysintoilija kokeakseen sotkuiset hyllyt vähintäänkin luotaantyöntäväksi. Aineiston esillepanon tärkeys kyllä tiedetään, mutta kuinka syvällisesti asia on ymmärretty? Ellei kokoelmatyötä tehdä järjestelmällisesti ja jatkuvasti, kunnolliseen esillepanoon ei ole mahdollisuuta. Usein vaikuttaa siltä, että osa vakituisesta henkilökunnasta suhtautuu vähättelevästi hyllytykseen, aivan kuin se olisi jollakin tapaa vähemmän tärkeä tehtävä.

Jos hyllytys on lähes pelkästään sivareiden ja työllistettyjen harteilla, laatu kärsii, jo pelkästään siitä syystä, että harvassa kirjastossa heitäkään on ihan pilvin pimein.
Hyllyjen siisteys pitäisi nähdä myös osana markkinointia, kuten yksityisellä puolella. Itselläni ei ainakaan heti tule mieleen kauppaa, jossa hyllyt olisivat sotkussa, sen sijaan sellaisia kirjastoja löytää helposti.

Vaikka alalla vain piipahtamassa käyvät henkilöt suoriutuvat pääsääntöisesti hyvin tästä tehtävästä, niin heiltä ei kuitenkaan voi odottaa samanlaista motivaatiota kuin ammattilaisilta. Ja tämä taas valitettavasti tarkoittaa myös sitä, että aineisto ei ole niin hyvässä järjestyksessä kuin pitäisi, ja samoin hyllyihin päätyy sellaista materiaalia, joka on jo sellaisessa kunnossa, että se pitäisi poistaa.
Hyllyt joista ei löydä aineistoa, niteet jotka ovat kahvin sotkemia, mitä se kertoo meistä asiakkaille?

Paraskaan perehdytys ei aina auta, sillä esim. siviilipalvelustaan suorittavalla on yksi vissi ero ammattilaiseen: valinnan vapaus. Siviilipalvelus on pakko suorittaa.

Pahoin pelkään, että silloin kun me kirjastoalan ammattilaiset keskitymme uusiin ja mielenkiintoisempiin tehtäviin, yksi tärkeä osa kirjaston kivijalkaa murenee.

Jetimiehen mietteitä 5.

Millä tavalla sinun organisaatiossasi toimitaan? Tai ajatellaan toimittavan?