Jetimiehen mietteitä 6.

Organisaation toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi.

Oups, näinhän se on, että JETin suorittaminen vaatii ennen kaikkea hyvät perslihakset. Vaikka useimmat JETissä olevat asiat littyvät onneksi suoraan työhön, niin raporttie kirjoittamiselta ei voi välttyä. Joten sitä minä nyt teen selkä ruvella. Toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi ovat mielenkiintoisia asioita, ja mitä enemmän asiaa tutkailee, sitä enemmän löytyy kysymyksiä. Tilastot antavat viitettä jostakin (valitettavasti kotoa ei ole pääsyä tarkempiin, omaan kirjastoani käsitteleviin tilastoihin), mutta kuinka paljon ne ennustavat tulevaisuutta? Tunnuslukuja tavaamalla voi mennä metsään tai sitten löytää sieltä ulos.

Mitä ovat tulevaisuuden menestystekijät? Nykytila ja tulevaisuus. Näitä asioita miettiessä huomaa helposti, kuinka erilaisia kirjastot keskenään ovat. Se mikä toimii toisaalla, ei ehkä toimi täällä. Sosioekonomiset seikat vaikuttavat suuresti siihen minkälainen kirjasto aluella tarvitaan, mitä asiakkaat haluavat. Kirjaston tulee kai kuitenkin olla alueensa näköinen, eikä sellainen minkälaiseksi esim. henkilökunta sen mieltää tai haluaisi sen olevan. Mutta ilman muuta kirjastolla on mahdollisuus vaikuttaa siihen minkälaiseksi alue muotoutuu.
Kasvatus, valistus, vai viihdytys ja kiihdytys?

Organisaation toimintaympäristön kehityksen seuraaminen ja nykytilan arviointi sisältää 7 eri kohtaa, ja vaikuttaa siltä, että saan sisällytettyä suurimman osan yhteen "raporttiin". Niistä mitkä eivät tähän sovi, täytynee säveltää omat juttunsa.
Ja on kai turha sanoakaan, että en hirveästi pidä raportointikielellä kirjoittamisesta, kuivan asiallaisesta tekstistä, jossa tyyliseikat eivät voi liittyä sisältöön. Piste.  :)

Prosessilähtöinen ajattelutapa

Laitoin tammikuussa kuvan Organisaatiokeskeisen ja Prosessikeskeisen ajattelutavan (toimintatavan) eroista. Minulla on ainakin kuvitelma, että suurin osa organisaatioista haluaa toimia prosessikeskeisen ajattelutavan mukaan, mutta halu ja toive ovat usein aivan toinen asia kuin käytäntö. Halu ja toive ovat lähtölaukaus, mutta siinä voi myös käydä niin, että asia jää ensimmäiseen askeleeseen.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Ongelma ihmisten asenteissa.
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Ongelma työprosesseissa.

Koska mikään asia ei ole mustavalkoista, niin ongelma voi olla molemmissa. Mutta se mikä on helpompi korjata, on työprosessi. Jos mitkään muutokset eivät paranna lopputulosta, ongelma saattaa olla asenteissa. Niitä taas on vaikea muuttaa. Ei työprosessienkaan muuttaminen mutkatonta ole. Mennyt painaa paljon. "Me ollaan aina tehty näin ja tää toimii hyvin", on asenne joka sitten taas vaikuttaa prosessin muuttamiseen. Tässä vaiheessa tarvitaan kovaa päätä, jotta työprosessin muuttaminen onnistuu.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Arvioidaan työntekijää
Prosessikeskeinen ajattelutapa Arvioidaan prosessin sujuvuutta.

Todellisuudessahan molempia on arvioitava. Parhainkaan prosessi ei toimi, ellei sitä tekevällä ihmisellä ole tarvittavaa tietotaitoa tai motivaatiota.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Löytyy parempia työntekijöitä
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Prosessia voi parantaa

Yksityisellä puolella molemmat ajattelutavat voivat olla mahdollisia, mutta kunta-alalla organisaatiokeskeinen ajattelutapa on erityisen hankala: vaikka työntekijän motiivi olisi nollassa eikä hommat suju, potkujen saaminen on vaikeaa. Tässä olisi tietysti hyvä esim. motivoida henkilöä, mutta kunta-alalta puuttuu tärkeät motivaattorit: rahallinen palkitseminen ja ylimääräisten vapaiden antaminen. Espoon kaupunkin teki kaikenlisäksi melkoisen tyhmä ratkaisun poistamalla ns. kalkkisloman.

Organisaatiokeskeinen ajattelutapa: Teen omat työni.
Prosessikeskeinen ajattelutapa: Hoidetaan työt yhdessä.

Tämä on yksi asia, missä ajattelutapojen erilaisuus näkyy. Ehkä tässä on myös jotain kansallista, ainakin perinteisesti me olemme pärjänneet yksilökeskeisissä lajeissa. Omalla kohdallani kesti hyvinkin pitkään vaihtaa ajatusmallia. Lähtökohtaisesti tuntuu siltä, että Kunhan minä nyt hoidan omat hommani -asenne on helpompi, mutta tässäkin kyse taitaa olla pelkästään opitusta. Jos organisaatioon tultaessa on jo käytössä Hoidetaan työt yhdessä asenne, niin silloin siihen varmaankin oppii suoraan? Tiimityöskentelyllä on paljon etuja, mutta se on aluksi myös haastavampaa, niinhän muiden huomioiminen on aina.

Hyllytyksen kamaluus.

Kirjastoissa on kaksi tärkeää, mutta vähän arvostettua tehtävää: asiakaspalvelu ja hyllytys. Kumpikaan ei ole millään tavalla "mediaseksikästä", jos tällaista termiä kukaan edes enää käytää, eikä kumpikaan homma ole sellainen, joka tuo kiitosta tai rahallista palkitsemista. Koska olen jo kerran käsitellyt asiakaspalvelua, keskityn hyllytykseen.

Hyllytys, siltä vaikuttaa, nähdään tehtävänä, johon ei vaadita ihmeempää osaamista. Sen voivat hoitaa ketkä tahansa, nuoret työelämään tutustujat, sivarit ja työllistetyt , koska ammattilaisten aika tarvitaan muuhun. Toisaalta tämä ymmärtää, sillä työnkuvaan tulee koko aja uusia tehtäviä, ja useimmissa kirjastoissa henkilökuntamäärä tuntuu pääsääntöisesti laskevan.

(Asiakaspalvelukin vaikuttaisi useissa kirjastoissa hoituvan lähinnä lyhytaikaisten voimin, eli sivareiden avulla. Heidän edukseen täytyy todeta, että sivarit ovat pääsääntöisesti hyviä asiakaspalvelussa. En itse muista milloin sivari olisi saanut huonoa asiakaspalautetta.)

Mikä tässä sitten mättää?

Itse voisin väittää, että mitä useammin liikkuu aineiston parissa, sitä paremmin tuntee kokoelma, tietää mikä liikkuu ja mikä taas ei.

Ei tarvitse olla erityinen siisteysintoilija kokeakseen sotkuiset hyllyt vähintäänkin luotaantyöntäväksi. Aineiston esillepanon tärkeys kyllä tiedetään, mutta kuinka syvällisesti asia on ymmärretty? Ellei kokoelmatyötä tehdä järjestelmällisesti ja jatkuvasti, kunnolliseen esillepanoon ei ole mahdollisuuta. Usein vaikuttaa siltä, että osa vakituisesta henkilökunnasta suhtautuu vähättelevästi hyllytykseen, aivan kuin se olisi jollakin tapaa vähemmän tärkeä tehtävä.

Jos hyllytys on lähes pelkästään sivareiden ja työllistettyjen harteilla, laatu kärsii, jo pelkästään siitä syystä, että harvassa kirjastossa heitäkään on ihan pilvin pimein.
Hyllyjen siisteys pitäisi nähdä myös osana markkinointia, kuten yksityisellä puolella. Itselläni ei ainakaan heti tule mieleen kauppaa, jossa hyllyt olisivat sotkussa, sen sijaan sellaisia kirjastoja löytää helposti.

Vaikka alalla vain piipahtamassa käyvät henkilöt suoriutuvat pääsääntöisesti hyvin tästä tehtävästä, niin heiltä ei kuitenkaan voi odottaa samanlaista motivaatiota kuin ammattilaisilta. Ja tämä taas valitettavasti tarkoittaa myös sitä, että aineisto ei ole niin hyvässä järjestyksessä kuin pitäisi, ja samoin hyllyihin päätyy sellaista materiaalia, joka on jo sellaisessa kunnossa, että se pitäisi poistaa.
Hyllyt joista ei löydä aineistoa, niteet jotka ovat kahvin sotkemia, mitä se kertoo meistä asiakkaille?

Paraskaan perehdytys ei aina auta, sillä esim. siviilipalvelustaan suorittavalla on yksi vissi ero ammattilaiseen: valinnan vapaus. Siviilipalvelus on pakko suorittaa.

Pahoin pelkään, että silloin kun me kirjastoalan ammattilaiset keskitymme uusiin ja mielenkiintoisempiin tehtäviin, yksi tärkeä osa kirjaston kivijalkaa murenee.